Workflows

Wie Workflows funktionieren#

Wenn du mit dem Diktieren beginnst, gleicht TypeWhisper zuerst die aktuelle Browser-URL und danach die aktive App mit deinen aktiven Workflows ab. Passende Workflows können Sprache, Aufgabe, Engine, Übersetzungsmodus, Prompts und verwandtes Verhalten automatisch überschreiben. Hotkey-Workflows können außerdem die aktuelle Auswahl oder Zwischenablage direkt verarbeiten, ohne Audio aufzunehmen. Der aktive Workflow-Name erscheint als Badge im Indikator zusammen mit dem Grund für den Match.

E-Mail-Antwort als Workflow einrichten, Schritt für Schritt

Schnellstart mit der Workflow-Palette#

Die Workflow-Palette wendet einen Workflow auf Text an, den du markiert oder kopiert hast, ganz ohne Aufnahme. Sie zeigt deine Workflows mit dem Trigger Manuell.

1. Lege unter Einstellungen > Workflows einen Workflow mit dem Trigger Manuell an. Für den ersten Test wählst du die Vorlage Eigener Workflow und trägst die Anweisung aus dem Beispiel unten ein.
2. Lege unter Einstellungen > Tastenkürzel > Workflow-Palette einen Palette-Shortcut fest.
3. Markiere oder kopiere Text in einer App und drücke den Shortcut.
4. Wähle den Workflow. TypeWhisper verarbeitet den Text und fügt das Ergebnis ein.

Morgen Anna um 10 anrufen, die überarbeiteten Preise schicken und ein Follow-up für Freitag einplanen.

Verwandle den Text in eine kurze Stichpunktliste. Behalte nur die umsetzbaren Punkte.

- Morgen Anna um 10 anrufen
- Die überarbeiteten Preise schicken
- Ein Follow-up für Freitag einplanen

Es ändert sich nichts? Die FAQ zeigt, was du prüfen kannst.

Trigger-Typen#

• Website

  Website-Workflows funktionieren browserübergreifend. Nutze eine oder mehrere Domains; ein Workflow für github.com trifft auch auf Subdomains wie gist.github.com ab.

• App

  App-Workflows greifen, sobald eine der ausgewählten Apps aktiv ist. Nutze eine oder mehrere Apps für Tools wie Mail, Slack, Terminal oder Browser, wenn keine Website-Bedingung nötig ist.

• Hotkey

  Hotkey-Workflows laufen, wenn du ihren zugewiesenen Shortcut drückst. Sie können ein Diktat starten oder markierten Text verarbeiten und konkurrieren nicht mit automatischem App- oder Website-Matching.

• Manuell

  Manuelle Workflows sind über die Workflow-Palette verfügbar. Sie laufen nur, wenn du sie direkt auswählst.

• Immer (Fallback)

  Ein Workflow mit dem Trigger Immer wird zum globalen Fallback. Er greift nur dann, wenn kein spezifischerer Workflow passt.

Priorität#

TypeWhisper löst automatische Workflow-Matches in dieser Reihenfolge auf:

1. Website-Match
2. App-Match
3. Fallback-Workflow mit dem Trigger Immer

Manuelle und Hotkey-Workflows sind direkte Aktionen. Sie laufen über die Workflow-Palette oder ihren zugewiesenen Shortcut, statt per App- oder URL-Matching ausgewählt zu werden.

Workflow erstellen#

Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke auf „Neuer Workflow“. Wähle eine Vorlage, wähle genau einen Trigger-Typ und konfiguriere danach die Felder für diesen Trigger sowie das gewünschte Verhalten:

• Apps

  Beschränke den Workflow auf eine oder mehrere ausgewählte Apps

• Websites

  Matche Browser-Tabs über eine oder mehrere Domains oder Subdomain-Muster

• Sprache

  Lass Auto-Erkennung aktiv, pinne eine Sprache fest oder begrenze die Erkennung auf wahrscheinliche Sprachen

• Aufgabe

  Transkribieren oder Übersetzen, sofern die gewählte Engine das unterstützt

• Übersetzungsmodus

  Wähle bei Übersetzungs-Workflows Apple Translate auf dem Gerät ab macOS 15+ oder den LLM-Prompt-Modus.

• Engine

  WhisperKit, Parakeet TDT, Apple SpeechAnalyzer (macOS 26+) oder jede Add-on-Engine

• Prompt

  Workflow-spezifische LLM-Prompt-Anweisungen für automatische Nachbearbeitung

• Prompt-Anbieter

  Übernimm die geordnete globale LLM-Fallback-Liste oder wähle einen Provider für einen strikten Einzelaufruf

• Effort

  Erscheint neben Provider und Modell, wenn der Provider für dieses Modell Effort-Stufen meldet. Provider-Standard nutzt den Effort, der für den Provider eingestellt ist

• Hotkey

  Weise einen oder mehrere Shortcuts zu, um diesen Workflow bei Bedarf direkt zu starten, entweder als Diktat oder als direkte Verarbeitung der aktuellen Auswahl/Zwischenablage

• Nach dem Einfügen Enter drücken

  Lege fest, wann TypeWhisper nach dem Einfügen Enter drückt: nie, immer, wenn du während des Diktats Enter drückst, oder wenn das Diktat mit „press enter“ oder „press return“ endet

• Inline-Befehle

  Für Workflows mit der Vorlage Nur Diktat: erkennt eine gesprochene Anweisung wie „schreib das als freundliche E-Mail“, entfernt sie aus dem Text und wendet sie auf das Diktat an

• Priorität

  Bricht Gleichstände zwischen Workflows in derselben automatischen Match-Stufe

Vor dem Speichern schickt „Ausprobieren“ ein Beispiel-Diktat mit den aktuellen Einstellungen durch den Workflow. Klicke auf „Beispiel einfügen“ oder tippe einen eigenen Text ein, dann auf „Test starten“. Gespeichert oder eingefügt wird dabei nichts. Der Test nutzt das Sprachmodell des Workflows, so siehst du das Ergebnis, bevor der Workflow richtig läuft. „Ausprobieren“ gibt es ab TypeWhisper 1.8.1.

Hotkey-Workflows#

Du kannst einem Workflow einen oder mehrere Shortcuts zuweisen und festlegen, was diese Shortcuts machen. Diktat starten nutzt den normalen Aufnahmeweg mit den Einstellungen dieses Workflows. Markierten Text verarbeiten überspringt die Aufnahme, liest die aktuelle Bedienungshilfen-Auswahl, fällt bei Bedarf auf Cmd+C und danach auf die Zwischenablage zurück und fügt das verarbeitete Ergebnis über denselben Pfad wie die Workflow-Palette ein.

Markierten Text übersetzen, Schritt für Schritt

Sprach- und Engine-Hotkeys#

Lege für jede Kombination aus Sprache und Engine, die du direkt auslösen willst, einen eigenen Workflow mit der Vorlage Nur Diktat an.

1. Erstelle einen Workflow mit der Vorlage Nur Diktat für Englisch, setze Gesprochene Sprache auf Englisch, wähle WhisperKit plus das gewünschte Modell und weise einen Hotkey mit Diktat starten zu.
2. Erstelle einen zweiten Workflow mit der Vorlage Nur Diktat für Norwegisch, setze Gesprochene Sprache auf Norwegisch, wähle die lokale Whisper-Engine plus Modell und weise einen anderen Hotkey mit Diktat starten zu.
3. Lass Transkriptions-Engine auf Globale Engine verwenden, wenn der Workflow stattdessen der Standard-Engine unter Einstellungen > Diktat folgen soll.
4. Nutze Hotkeys mit Markierten Text verarbeiten, um eine Auswahl zu bereinigen oder mit einem Prompt zu bearbeiten. Sie nehmen kein Audio auf und brauchen deshalb weder Transkriptions-Engine noch Modell.

So bleibt die globale Engine unverändert, während jeder Diktat-Hotkey trotzdem eigene Sprache, Engine und Modell erzwingen kann.

Prompt-Anweisungen#

Ein Prompt ist die Anweisung eines Workflows. Der Workflow schickt den transkribierten oder markierten Text zusammen mit seiner Anweisung an den LLM-Provider und fügt das verarbeitete Ergebnis ein.

Vorlagen wie Bereinigter Text, E-Mail-Antwort oder Checkliste bringen ihre Anweisung mit. Mit der Vorlage Eigener Workflow schreibst du die Anweisung selbst, im Schritt Verhalten.

LLM-Prompt-Workflows können Prompt-Anweisungen an einen bestimmten Kontext binden. Lass den Provider auf der globalen Einstellung, um die geordnete LLM-Fallback-Liste zu übernehmen, oder wähle genau einen Provider für einen strikten Einzelaufruf dieses Workflows.

Globale LLM-Fallback-Liste#

Oben unter Einstellungen > Workflows kannst du Provider mit optionalem Modell hinzufügen und per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Vererbte Prompts und LLM-Workflows wechseln zum nächsten Eintrag, wenn ein Provider nicht verfügbar ist, nicht wiederhergestellt werden kann, rate-limitiert ist, einen Netzwerk- oder API-Fehler liefert oder keinen Text zurückgibt.

Ein Workflow mit explizit gewähltem Provider verwendet die Liste nicht. Er führt genau einen strikten Aufruf dieses Providers aus. Wenn alle vererbten Fallbacks scheitern, zeigt TypeWhisper einen zusammengefassten Fehler und fügt keinen Ersatztext ein.

Diese Liste ist unabhängig vom Trigger Immer: Immer bestimmt, welcher Workflow läuft, wenn kein spezifischerer Workflow passt. Die LLM-Fallback-Liste bestimmt dagegen die Reihenfolge der Provider-Versuche innerhalb vererbter Prompt-Verarbeitung.

Meldet ein Provider Effort-Stufen, zeigen jeder Fallback-Eintrag und jeder Workflow mit explizitem Provider zusätzlich eine Effort-Auswahl, etwa beim Claude-Plugin und bei den CLI-Providern Codex, Claude Code und Antigravity. Sie listet die Stufen des gewählten Modells. Provider-Standard nutzt den Effort, der auf der Seite des Providers eingestellt ist, und nennt ihn, etwa Provider-Standard (Mittel).

Mehrere Engines#

Workflows mit der Vorlage Nur Diktat können die Transkriptions-Engine und das Modell für diesen Hotkey überschreiben. TypeWhisper kann während einer Sitzung mehrere Engines gleichzeitig im Speicher halten. Stelle Modell automatisch entladen auf Nie, wenn zuvor geladene lokale Modelle beim Start wiederhergestellt werden sollen; jede aktive Auto-Unload-Regel hält den Start lazy und lädt das ausgewählte/heruntergeladene Modell erst bei echter Nutzung neu. Konfiguriere das unter Einstellungen > Erweitert.

App-basierte Formatierung#

App-basierte Formatierung ist ein leichter Formatierungsschritt, keine semantische oder KI-basierte App-Erkennung. Der globale Schalter unter Einstellungen > Diktat > Ausgabe-Formatierung aktiviert nur diesen Schritt. Einen sichtbaren Effekt gibt es nur, wenn der gematchte Workflow zusätzlich ein Ausgabeformat setzt.

Wenn das Diktat fertig ist, gibt TypeWhisper das Ausgabeformat des gematchten Workflows an die Post-Processing-Pipeline weiter. Wenn App-basierte Formatierung aktiviert ist, läuft dieser Schritt vor Workflow-Textverarbeitung, Snippets und Wörterbuchkorrekturen.

• Keins

  Deaktiviert zusätzliche Formatierung für diesen Workflow.

• Automatisch erkennen

  Wählt ein Format aus einer festen App-Bundle-ID-Zuordnung. Bekannte Markdown-Apps sind Obsidian, Notion, Typora, Bear und Ulysses. Bekannte HTML-Apps sind Apple Mail und Outlook. Bekannte Code-Apps sind Xcode, VS Code, Cursor, Zed, Terminal und iTerm. Unbekannte Apps fallen auf Plain Text zurück.

• Markdown

  Normalisiert listenartige Zeilen wie - Eintrag, * Eintrag oder diktiertes bullet Eintrag zu Markdown-Listenelementen.

• HTML

  Verpackt Absätze in <p>-Tags, wandelt listenartige Zeilen in <ul>/<li> um und escaped HTML-Zeichen.

• Plain Text

  Lässt den Text aktuell unverändert.

• Code

  Lässt den Text aktuell unverändert.

Formatierungsbeispiele#

Eingabe:
bullet first item
* second item

Ausgabe:
- first item
- second item

Eingabe:
hello <team>
- launch

Ausgabe:
<p>hello &lt;team&gt;</p>
<ul>
<li>launch</li>
</ul>

Eingabe:
for item in items:
    print(item)

Ausgabe:
for item in items:
    print(item)

Eingabe:
bullet first item

Ausgabe:
bullet first item

Aktuelle Einschränkungen#

• Auto-Erkennung nutzt nur bekannte App-Bundle-IDs.
• Unbekannte Apps fallen auf Plain Text zurück.
• Der Formatter bewertet nicht die Bedeutung des Textes.
• Code und Plain Text sind aktuell Durchreich-Modi.
• Spätere Prompt- oder LLM-Schritte können das formatierte Ergebnis weiterhin verändern.

Beispiel-Setups#

• Mail

  App: Mail, Sprache: Deutsch, Engine: WhisperKit, Modell: Large v3

• github.com

  Website: github.com, Sprache: Englisch, Prompt: prägnante technische Bereinigung

• Übersetzungs-Workflow

  Trigger: Manuell oder Immer, Übersetzungsmodus: Apple Translate, Zielsprache: Englisch

• Sprach-Hotkeys

  Zwei Workflows mit der Vorlage Nur Diktat: Englisch-Hotkey mit WhisperKit, Norwegisch-Hotkey mit lokaler Whisper-Engine, jeweils mit eigener Sprache und eigenem Modell

• Globaler Fallback

  Keine App oder Website, Sprache: Auto, Engine: Parakeet TDT v3

FAQ#

• Warum tippt TypeWhisper einfach meinen Prompt-Text?

  Weil Anweisungen Konfiguration sind und keine Sprach-Trigger. Wenn du die Anweisung laut aussprichst, transkribiert TypeWhisper genau das. Hinterlege die Anweisung in einem Workflow und diktiere dann den Inhalt, der umgeformt werden soll. Wenn du die Anweisung sprechen willst, aktiviere Inline-Befehle in einem Workflow mit der Vorlage Nur Diktat.

• Warum macht mein Workflow scheinbar nichts?

  Meist fehlt eines von drei Dingen: Der Workflow ist nicht aktiv, sein Trigger passt nicht zur aktuellen App oder Website oder weder die vererbte globale LLM-Fallback-Liste noch der explizite Workflow-Provider enthält einen bereiten Provider.

• Funktionieren Vorlagen und eigene Workflows unterschiedlich?

  Nein. Beide werden nach der Transkription und vor dem Einfügen angewendet. Vorlagen bringen ihren Zweck schon mit, während ein Eigener Workflow von deiner Anweisung und Provider-Wahl abhängt.

• Wann sollte ein Workflow automatisch laufen?

  Nutze einen Trigger für App, Website, Hotkey oder Immer, wenn ein Kontext immer dieselbe Verarbeitung bekommen soll. Das ist nützlich für polierte E-Mails in Mail oder formatierte Meeting-Notizen in einem bestimmten Tool.

• Können Workflows auch Aktionen oder Plugins auslösen, statt nur Text auszugeben?

  Ja. Ein Workflow kann sein Ergebnis an ein Action-Plugin als Action-Ziel übergeben, statt Text einzufügen. So entstehen Workflows wie das Erstellen von Linear-Issues oder das Ablegen von Obsidian-Notizen.

• Brauche ich Platzhalter in meiner Anweisung?

  Nein. TypeWhisper übergibt die Anweisung und den Text getrennt an den LLM-Provider. In der Praxis schreibst du einfach die gewünschte Umformung, zum Beispiel „Formuliere das als höfliche E-Mail um“ oder „Mache daraus Stichpunkte“.